Opravná faktura: kdy dobropis a kdy storno

Dobropis snižuje částku, kterou jste už vyfakturovali. Storno ruší celý doklad a nahrazuje ho jiným. Rozdíl je jednoduchý, ale v praxi se oba pojmy míchají, protože ve vystavených fakturách se nic nepřepisuje ani nemaže. Následující otázky, které se v podnikání opakují, ukazují, jak chybu opravit čistě a bez zbytečných problémů s odběratelem nebo účetní.

Co přesně je dobropis?

Dobropis je opravný doklad, kterým snižujete původně fakturovanou částku. Použijete jej při reklamaci, poskytnuté slevě, vrácení zboží nebo chybně uvedené ceně. Vždy odkazuje na původní fakturu, kterou opravuje.

Odběratel si podle něj sníží svou pohledávku vůči vám. Pokud už zaplatil, vzniká vám povinnost částku vrátit nebo ji započíst proti další platbě. Je dobré se domluvit, jak se bude postupovat.

Dobropis může být i částečný. Neruší celou fakturu, ale jen její část.

A co je storno faktury?

Storno znamená zrušení celého dokladu, typicky když byl vystaven omylem nebo zakázka nevznikla. Původní faktura zůstává v evidenci, ale dostane zrušující doklad. Nikdy se nevyhazuje ani nepřečísluje.

Pokud byla obchodní transakce přesto realizována, vystavuje se po stornu nová správná faktura s novým číslem. Číselná řada tak zůstává souvislá a doložitelná.

V praxi se někdy stornem rozumí záporná faktura ve stejné výši. Je to totéž z hlediska účetnictví, jen se může jmenovat odlišně.

Kdy použít dobropis a kdy storno?

Rozhoduje rozsah chyby. Pokud je potřeba zrušit celý doklad, vyberte storno. Pokud stačí upravit částku nebo položku, použijte dobropis.

• chybná cena jedné položky: dobropis
• vrácená část zboží: dobropis
• faktura vystavená omylem na špatnou osobu: storno a nová faktura
• zrušená objednávka před dodáním: storno

Pokud si nejste jisti, požádejte účetní. Chybný doklad se často opravuje hůř než předejít chybě.

Co musí doklad obsahovat?

Vždy uveďte vlastní číslo opravného dokladu, datum vystavení a odkaz na původní fakturu. Dále identifikaci dodavatele a odběratele, popis změny a opravenou částku. Kdo je plátcem DPH, musí doklad doplnit o další náležitosti, které stanoví zákon.

U plátce DPH se opravný daňový doklad řídí pravidly zákona o dani z přidané hodnoty. Obsahuje také základ daně a výši daně po opravě. Sazby a lhůty se mění, proto je vždy ověřte u finanční správy nebo daňového poradce.

Neplátce nemusí vystavovat daňové doklady, ale měl by uvést vše potřebné k jasnému označení opravy. Pozdější spor tak bude snazší vyřešit.

Jak je to s DPH a lhůtami?

U plátce DPH má oprava dopad na základ daně i na odpočet u odběratele. Zákon stanovuje, kdy a jak se oprava promítá do daňového přiznání. Důležité je správně určit zdanitelné plnění, ke kterému se oprava vztahuje.

Lhůty jsou časově omezené a mění se. Neodkládejte proto vystavení opravného dokladu. Čím dřív opravu uděláte, tím méně komplikací nastane.

Pokud se spoléháte na software, ověřte si, že správně pracuje s opravnými doklady. Ne každý jednoduchý program je pro daňové opravy dostatečný.

Jak předcházet chybám?

Před odesláním faktury zkontrolujte údaje odběratele, položky, množství a ceny. Stačí krátká kontrola druhou osobou nebo zkontrolovat doklad po chvíli. Mnoho chyb odhalíte při druhém pohledu.

Používejte šablony s předvyplněnými údaji stálých zákazníků. Ve smlouvě nebo objednávce se dohodněte na fakturačních údajích předem. Zabráníte tak opravám kvůli špatnému IČO nebo adrese.

Opravné doklady archivujte spolu s původní fakturou. Při kontrole pak snadno prokážete, co se stalo a proč.

Zdroje

• Ministerstvo financí ČR
• Finanční správa ČR
• Komora daňových poradců ČR