Jak poznat falešnou fakturu, než ji zaplatíte

Falešnou fakturu nepoznáte vždy podle překlepů ani podivného odesílatele. Podvodníci často kopírují skutečné doklady a změní jen číslo účtu. Jak poznat podvod, vás naučí rozbor pěti nejčastějších omylů, kvůli nimž firmy i živnostníci platí na špatný účet, a jednoduchý postup kontroly, který zabere pár minut. Platí pro e-mail, poštu i faktury přes zprávy.

Omyl 1: Podvodná faktura je plná chyb

Dříve šlo o neohrabané texty s překlepy. Dnes se podvodníci snaží, aby doklad vypadal přesně jako od známého dodavatele. Použijí stejné logo, rozvržení i formulace.

Podezřelý je spíše obsah než forma. Faktura za zboží, které jste neobjednali, nebo od dodavatele, kterého neznáte, má být signálem. Stejně tak naléhavé termíny a výhružky penále.

Spoléhat na vzhled tedy nelze. Kontrolujte, zda faktura odpovídá objednávce.

Omyl 2: Dodavatele znám, tak je to v pořádku

E-mail může vypadat, že přišel od dodavatele, ale odesílatel je podvržený. Někdy se liší jediné písmeno v adrese. Jindy byla účetní schránka dodavatele napadena a podvodník píše z ní.

Největším poplachem je změna čísla účtu. Pokud v dokladu najednou vidíte nový účet, zavolejte dodavateli na číslo, které už znáte z dřívějška. Neptejte se na číslo v e-mailu.

Ověření telefonem je levné a rychlé. Podvod tím obvykle skončí.

Omyl 3: Číslo účtu porovnám jen letmo

Podvodníci často vyberou účet, který se podobá původnímu. Zaměníte tak pár číslic a nic nepoznáte. Porovnávejte proto celé číslo účtu včetně kódu banky.

Pomůže mít evidenci ověřených účtů dodavatelů. Pokud se údaj změní, dokladu se nevěří, dokud jej někdo neověří. Stejně tak je rozumné používat stejná pravidla pro všechny zaměstnance.

Některé banky umí upozornit, když příjemce nesedí s názvem. Takovou funkci využijte.

Omyl 4: Příloha ve formátu PDF je bezpečná

Soubor PDF sám o sobě nic nezaručuje. Může obsahovat odkaz na škodlivý web nebo vás vyzvat k zadání přihlašovacích údajů. Otevírání neočekávaných příloh je riziko.

Pokud faktura přišla odjinud než obvykle, nepovolujte v dokumentu žádný obsah. Nekliknete na tlačítka nebo odkazy. Raději se na fakturu zeptejte jinou cestou.

Pro firmy je rozumné mít aktualizovaný antivir a mlčet o interních postupech. Podvodníci nejprve sbírají informace.

Omyl 5: Zaplaceno, nic se nedá dělat

Pokud zjistíte podvod hned po odeslání platby, jednejte okamžitě. Zavolejte do banky a požádejte o stažení nebo zablokování platby. Čím dřív, tím větší šance.

Podání trestního oznámení na Policii ČR je dalším krokem. Uložte e-maily, faktury a výpisy, protože poslouží jako důkaz. Informujte také skutečného dodavatele.

Peníze se vždy nevrátí, ale rychlá reakce šance zvyšuje. Neztrácejte čas studem.

Kontrola faktury v pěti krocích

1. Porovnejte fakturu s objednávkou nebo smlouvou.
2. Zkontrolujte adresu odesílatele a údaje dodavatele.
3. Porovnejte číslo účtu s předchozími platbami.
4. Při změně účtu ověřte pravost telefonicky na známém čísle.
5. Zapište, kdo fakturu schválil a kdy.

Pravidlo dvou osob u vyšších plateb snižuje riziko chyb i podvodů. Jedna fakturu připraví, druhá schválí.

Můj tip: Doporučila bych vytvořit jednostránkový seznam ověřených dodavatelů s telefonním číslem a účtem. Při změně údajů pak stačí zavolat podle seznamu. Seznam uložte mimo e-mail a aktualizujte ho jednou za půl roku.

Zdroje

• Česká národní banka
• Policie České republiky
• Česká bankovní asociace