Papírová, nebo elektronická faktura? Jak přejít krok za krokem

Elektronickou fakturu můžete odeslat jen s tím, že s ní příjemce souhlasí, a vystavit ji lze v běžném formátu, třeba PDF. Přechod z papíru je přitom méně o technice a více o dohodě a pořádku. Zvládnete ho za pár dní, pokud postupujete po krocích. Níže najdete pět kroků od domluvy s odběrateli po zabezpečení archivu. Právní podmínky se mění, proto je ověřte u účetního nebo Finanční správy.

Jaký je rozdíl a proč přejít

Papírovou fakturu tisknete, podepisujete a posíláte poštou. Elektronická putuje e-mailem nebo přes portál, bez tisku a známek. Doručení je okamžité.

Úspora spočívá v čase i nákladech. Faktura se nemůže ztratit na poště a snadno se vyhledává. Odběratel ji může rovnou zpracovat.

Obsah faktury se přitom nemění, musí splňovat stejné náležitosti. Mění se jen forma. Souhlas příjemce je podmínkou.

Krok 1: domluvte se s odběrateli

Zeptejte se, zda příjemci elektronická faktura vyhovuje, a zjistěte, na jakou adresu ji posílat. U firemních zákazníků se často domluví jedna kontaktní adresa. Souhlas si uchovejte, třeba e-mailem.

Někteří příjemci vyžadují konkrétní formát nebo portál. Zjistěte to předem. Ušetříte pozdější vracení.

U soukromých osob postupujte stejně. Nesouhlasí-li, pošlete papírovou. Respektujte jejich volbu.

Krok 2: vyberte nástroj

Pro začátek stačí šablona ve tabulkovém editoru a export do PDF. Jednodušší a bezpečnější je fakturační nebo účetní program, který se postará o číslování. Vybírejte podle počtu faktur.

Sledujte, zda program umí hlídat splatnost a posílat upomínky. To šetří práci. Zkuste zkušební verzi.

Zvažte, zda potřebujete export pro účetního. Data by měla jít předat bez přepisování. Tím odpadnou chyby.

Krok 3: zkontrolujte obsah a číslování

Faktura musí mít všechny náležitosti, které požaduje zákon, včetně identifikace stran, data, částky a splatnosti. Plátci DPH mají další povinnosti. Ověřte je u účetního.

Číslování řady držte souvislé a jednoznačné. Rozdělení do více řad si nechte schválit. Chyby v číslování se hledají obtížně.

Přidejte variabilní symbol a číslo účtu v přehledné podobě. Odběrateli tím usnadníte platbu. Zvažte QR kód.

Krok 4: odeslání a archivace

Odesílejte z firemní adresy, v předmětu uveďte číslo faktury. Požádejte o potvrzení přijetí. Ušetříte spory o doručení.

Odeslané faktury ukládejte do strukturované složky podle roku a čísla. Uchovávejte je po dobu stanovenou zákonem. Aktuální lhůty zjistěte u Finanční správy.

Archiv pravidelně zálohujte. Ztráta dat by znamenala velký problém při kontrole. Doporučuje se více kopií.

Krok 5: zabezpečení a ochrana před podvody

Elektronické faktury jsou terčem podvodníků, kteří podvrhnou změnu čísla účtu. Změnu vždy ověřte telefonicky na známém čísle, ne podle e-mailu. Je to nejúčinnější ochrana.

Používejte silná hesla a dvoufázové ověření u e-mailu i programu. Omezte, kdo má přístup k fakturaci. Udržujte software aktuální.

Pro citlivé přílohy zvažte heslo k souboru nebo zabezpečený odkaz. Heslo posílejte jinou cestou. Poučte kolegy, jak rozpoznat podezřelou zprávu.

Zdroje

• Finanční správa ČR
• Ministerstvo financí ČR