Stačí doklady roztrhat, nebo je potřeba skartace?

Na papíru s jménem, adresou a číslem účtu se nepozná, zda je důležitý, dokud ho někdo nenajde v popelnici. Roztrhání na půlky kontrolu nad údaji nezaručí, protože se dá poskládat. Jak likvidovat doklady a nosiče dat bezpečně, závisí na tom, co obsahují a kolik toho je. Možnosti stojí za srovnání.

Co skartovat a co ne

Skartovat patří vše, z čeho lze zjistit osobní nebo finanční údaje: faktury, smlouvy, výpisy, zdravotní dokumenty, doklady o platech. Reklamní letáky a obaly naopak stačí vyhodit do papíru.

Pozor na lhůty. Některé dokumenty musíte uchovávat po dobu stanovenou zákonem, například účetní nebo daňové. Skartovat je před uplynutím lhůty je chyba, proto ji vždy ověřte.

Roztrhání, nebo skartovačka

Ruční trhání se hodí pro drobnosti s minimem údajů. Čím menší kousky, tím obtížnější složit zpět, ale pro citlivé dokumenty nedostačuje. Skartovačka řeže papír na proužky nebo částice podle stupně zabezpečení.

Stupně zabezpečení určuje norma DIN 66399. Čím vyšší stupeň, tím menší částice. Pro domácnost obvykle stačí nižší až střední úroveň, firmy s citlivými daty volí vyšší.

Externí likvidace

Větší objemy je výhodné svěřit specializované službě. Ta dokumenty převezme, zničí a vystaví doklad o likvidaci. Pro firmu je takový doklad důkazem, že naložila s daty zodpovědně.

Ověřte, jak je zajištěn přepravní řetězec a kdo má s dokumenty do zničení kontakt. U citlivých dat se vyplatí dohodnout skartaci v přítomnosti zadavatele.

Datové nosiče: disky, flash disky a karty

Smazání souboru data neodstraňuje. Pevný disk lze bezpečně přepsat nebo fyzicky zničit, u SSD a flash pamětí je přepis méně spolehlivý a vhodnější je fyzické zničení nebo šifrování od začátku. Optické disky se skartují zvláštní skartovačkou.

Starý telefon a počítač před prodejem obnovte do továrního nastavení, nejlépe po šifrování. Citlivé zařízení raději zlikvidujte, než abyste riskovali.

GDPR a odpovědnost

Pokud zpracováváte osobní údaje, musíte zajistit, aby se po skončení účelu nebo lhůty zlikvidovaly bezpečně. Za únik odpovídá ten, kdo údaje držel. Podrobnosti závisejí na vašem postavení a druhu dat, proto je ověřte u pověřence nebo v pokynech úřadu.

V domácnosti GDPR neplatí stejně, ale zdravý rozum ano. Doklady s osobními údaji nepatří do popelnice v celku.

Srovnání možností

Možnost	Vhodné pro	Omezení
Ruční trhání	drobné doklady	nízká jistota
Skartovačka	domácnost, malá kancelář	pomalá u velkých objemů
Externí služba	firmy, velké objemy	nutné ověřit dodavatele
Fyzické zničení nosiče	disky, flash disky	nevratné

Podle objemu a citlivosti volte kombinaci. Domácnost si vystačí se skartovačkou, firma s doklady o likvidaci.

Zdroje

• Úřad pro ochranu osobních údajů
• Ministerstvo vnitra ČR