Kopírky a multifunkce pro firmu: koupit, nebo pronajmout

Koupě se vyplatí, když tisknete stabilně a zařízení využijete mnoho let. Pronájem se hodí při kolísavém objemu, krátkém horizontu nebo když nechcete řešit servis. Skutečná odpověď vychází z několika čísel, která si firma snadno zjistí. Následující postup vás provede od objemu tisku po smluvní podmínky.

Zjistěte měsíční objem tisku

Projděte čítače stávajících zařízení a spočítejte průměr za několik měsíců. Zvlášť odlište černobílý a barevný tisk, protože cena za stránku se výrazně liší. Zamyslete se i nad růstem: nový zaměstnanci a archivace mění objemy.

Bez znalosti objemu nelze srovnávat. Odhad podle pocitu bývá nadhodnocený, a právě proto se vyplatí podívat se na čísla.

Určete potřebné funkce

Rozhodněte, zda potřebujete formát A3, rychlé skenování do e-mailu, oboustranný tisk, sešívání nebo zabezpečený tisk s kartou. Každá funkce zvyšuje cenu pořízení i servisní náklady. Zbytečně vybavené zařízení je častou chybou.

Zeptejte se uživatelů, co používají doopravdy. Často stačí multifunkce A4 a jedna větší kopírka pro příležitostné úkoly.

Porovnejte náklady za celé období

Ilustrační příklad s vymyšlenými čísly ukazuje princip. Firma tiskne pět tisíc stran měsíčně po dobu třiceti šesti měsíců.

Varianta	Pořízení nebo nájem	Náklad na stránku	Celkem za 36 měsíců
Koupě	60 000 Kč	0,40 Kč	132 000 Kč
Pronájem	1 500 Kč měsíčně	0,35 Kč	117 000 Kč

Při těchto číslech vychází pronájem o patnáct tisíc levněji, ale po třech letech zařízení nepatří firmě. Koupené zařízení může sloužit dál a mít zbytkovou hodnotu. Do výpočtu přidejte i vlastní čísla.

Pročtěte smluvní podmínky

U pronájmu sledujte délku smlouvy, minimální měsíční objem, cenu za překročení a možnost zařízení vyměnit. Zeptejte se, jak se smlouva ukončuje a co se děje s přístrojem po skončení. Skryté poplatky bývají v dopravě, instalaci a prohlídkách.

U koupě si ověřte záruku, dostupnost náhradních dílů a servisní smlouvu. Rozhodněte, zda bude firma servis hradit paušálem nebo podle výkonu.

Počítejte se servisem a ochranou dat

Servisní reakce je pro firmu důležitější než malý rozdíl v ceně. Ptejte se na dobu opravy a na zapůjčení náhradního přístroje. Zdržení tisku stojí čas zaměstnanců.

Moderní zařízení ukládají naskenované dokumenty na vnitřní disk. Při vrácení nebo prodeji zajistěte jeho vymazání a vyžádejte si o tom potvrzení.

Rozhodněte a zkuste na zkoušku

Když jsou náklady podobné, rozhoduje flexibilita. Pronájem se hodí při nejistém vývoji, koupě při stabilním provozu. Před podpisem požádejte o zkušební provoz nebo předvedení zařízení.

Účetní a daňové dopady obou variant s účetní předem projděte. Pravidla se mění, a proto je ověřte u odborníka nebo na stránkách finanční správy.

Zdroje

• Finanční správa České republiky
• Česká obchodní inspekce